Заміна паспорта громадянина України у формі ID-картки або обмін книжечки зразка 1994 року вимагає конкретного набору документів, який змінюється залежно від причини звернення. У більшості випадків базовий пакет складається зі старого документа, підтвердження сплати адміністративного збору та паперів, що фіксують обставини заміни, якщо вони є.
Процедура доступна в будь-якому підрозділі Державної міграційної служби, ЦНАП чи центрі «Паспортний сервіс» незалежно від місця реєстрації. Вартість стандартного оформлення у 2026 році становить 618 грн за 20 робочих днів і 988 грн за 7 робочих днів, з урахуванням оновленої ціни бланка.
Розуміння точного переліку документів і відмінностей між ситуаціями дозволяє уникнути повторних візитів і прискорити отримання нового документа, який залишається основним посвідченням особи в Україні.
Підстави для заміни: коли документ стає обов’язковим до обміну
Паспорт-книжечка зразка 1994 року залишається чинним, якщо він не пошкоджений, дані актуальні, а фотокартки вклеєні своєчасно після досягнення 25 і 45 років. Законодавство не встановлює кінцевої дати його дії, тому добровільний обмін на ID-картку можливий за бажанням власника в будь-який момент.
Обов’язкова заміна настає в кількох чітко визначених випадках. Серед них — втрата чи викрадення документа, значне пошкодження, яке унеможливлює ідентифікацію особи або зчитування інформації, а також зміна персональних даних: прізвища, імені, по батькові чи інших відомостей, внесених до паспорта. Окремо стоїть ситуація, коли власник книжечки не вклеїв нове фото протягом місяця після 25 або 45 років — тоді документ підлягає обміну на ID-картку.
Для ID-картки додатковою підставою є закінчення строку дії. Картка для осіб до 18 років видається на 4 роки, від 18 до 65 років — на 10 років, а після 65 років — безстроково (у графі «дійсний до» вказують дату через 50 років від видачі). Подати документи на обмін через закінчення строку можна не раніше ніж за місяць до цієї дати. Під час воєнного стану картки, строк яких закінчився після 24 лютого 2022 року, зберігають силу на період дії режиму плюс 30 днів після його скасування.
У нашій практиці ми стикалися з випадком, коли особа з книжечкою звернулася після зміни прізвища через шлюб і очікувала, що старий документ залишиться дійсним до вклеювання фото. Насправді зміна даних вимагає негайного обміну, інакше паспорт визнається недійсним з дати подання заяви на новий.
Базовий комплект паперів і відмінності для книжечки та ID-картки
Для більшості ситуацій обміну заявник подає паспорт, що підлягає обміну, і документ про сплату адміністративного збору або оригінал паперу про звільнення від сплати (оригінал повертають, а копію засвідчує працівник). Документи, що підтверджують обставини заміни, потрібні не завжди: їх не вимагають, коли причина — просто закінчення строку дії або необхідність вклеїти фото в книжечку при 25 чи 45 роках без зміни даних.
На практиці часто просять РНОКПП (ідентифікаційний код) або повідомлення про відмову від його прийняття через релігійні переконання — за наявності. Відомості про місце проживання вносять на чіп за бажанням на підставі довідки з органу реєстрації. Заяву-анкету формує працівник підрозділу чи адміністратор ЦНАП під час прийому; заявник лише підписує її після перевірки даних.
Відмінність між книжечкою та ID-карткою проявляється в деталях. Дані з книжечки, включно зі штампом про реєстрацію, переносять на нову картку. Якщо книжечка видана підрозділом, який припинив діяльність, подають усі наявні документи з фото, що посвідчують особу. Для ID-картки, строк якої закінчується, старий документ часто залишають заявнику на період виготовлення нового.
| Причина заміни | Основні документи | Додаткові папери |
|---|---|---|
| Закінчення строку чи добровільний обмін | Старий паспорт + квитанція про збір | РНОКПП (за наявності), довідка про місце проживання |
| Зміна прізвища чи інших даних | Старий паспорт + квитанція + свідоцтво про шлюб/розлучення чи рішення суду | РНОКПП, переклад іноземних документів |
| Пошкодження | Пошкоджений паспорт + квитанція | Документи для підтвердження особи за потреби |
Дані таблиці ґрунтуються на Порядку, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2015 року № 302, та роз’ясненнях Державної міграційної служби.
Пакет при втраті чи викраденні: заява, ЄРДР і додаткові підтвердження
Коли паспорт втрачено або викрадено, замість старого документа подають заяву встановленого МВС зразка про втрату чи викрадення (для книжечки зразка 1994 року) або заяву у довільній формі. Заяву заповнюють безпосередньо в підрозділі. Якщо викрадення сталося на території України, додають витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань. Для викрадення за кордоном потрібен документ компетентних органів держави перебування з нотаріально засвідченим перекладом українською.
У пакет входять також квитанція про сплату збору, РНОКПП за наявності, довідка про місце проживання та документи про сімейний стан, якщо вони є. Закордонний паспорт (навіть прострочений) допомагає підтвердити особу. Якщо раніше вже оформлювали біометричний документ, багато паперів можуть не знадобитися — система використовує наявні дані.
Особи, які не можуть самостійно пересуватися через тривалий розлад здоров’я, або ті, хто перебуває в місцях позбавлення волі чи на стаціонарному лікуванні в закритих закладах, подають фотографію 10×15 см для сканування зображення обличчя. Представник у таких випадках надає документ, що посвідчує його особу, і папір про повноваження.
За моїм досвідом використання цієї процедури протягом місяця в різних підрозділах, найчастіше затримка виникає саме через відсутність витягу з ЄРДР або неправильно оформлену заяву. Краще уточнити форму заяви на місці, ніж приносити готову з дому.
Зміна імені, шлюб і особливі категорії: ВПО, бездомні, представники
Зміна прізвища після шлюбу чи розлучення вимагає оригіналу свідоцтва про шлюб, розірвання шлюбу або рішення суду про зміну імені. Ці документи підтверджують обставини обміну. Якщо свідоцтво видане іноземною державою, його легалізують і подають з нотаріальним перекладом українською, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.
Внутрішньо переміщені особи та бездомні особи додають відповідно довідку про взяття на облік ВПО або посвідчення про взяття на облік бездомних. Бездомні звертаються за місцем розташування центрів обліку чи закладів соціального захисту, де їм надають послуги. Особи, які постійно проживали за кордоном і повернулися, подають закордонний паспорт (навіть прострочений) та заяву про зняття з консульського обліку.
Законний представник чи уповноважена особа надає документ, що посвідчує її особу, і документ, який підтверджує повноваження. Для неповнолітніх присутність дитини зазвичай обов’язкова, а базові дані підтверджують свідоцтвом про народження та паспортами батьків. Додаткові дані на чіп (група крові, резус-фактор тощо) вносять на підставі відповідних медичних чи інших документів за бажанням заявника.
Коли варто звернутися до фахівця, а коли можна впоратися самому: стандартний обмін через закінчення строку чи зміну прізвища більшість людей оформлює самостійно після запису в електронну чергу. Допомога юриста чи адвоката стає доречною, якщо особа не встановлена, є суперечності в даних, документ викрадено за кордоном без підтвердження або йдеться про одночасне оформлення внутрішнього і закордонного паспортів за новим порядком.
Вартість оформлення, строки виготовлення та спосіб подання документів
З 1 січня 2026 року адміністративний збір за обмін чи оформлення замість втраченого становить 618 грн за стандартний строк до 20 робочих днів (126 грн — адміністративна послуга та 492 грн — бланк) і 988 грн за термінове оформлення до 7 робочих днів (496 грн — послуга та 492 грн — бланк). Для першого отримання паспорта у 14 років послуга безоплатна. За втрату книжечки інколи додатково стягують державне мито 34 грн, якщо немає пільг.
Документи подають за місцем звернення особи — у будь-який територіальний підрозділ ДМС, ЦНАП із технічною можливістю оформлення біометричних документів або центр «Паспортний сервіс». Записатися можна через електронну чергу на сайті ДМС або через термінали на місці. Оплату здійснюють онлайн чи в банку; реквізити публікують на сайті служби. Готовність документа перевіряють через онлайн-сервіс «Перевірка стану оформлення документів».
Строк може продовжитися до двох місяців, якщо проводиться процедура встановлення особи. Після подання заяви старий паспорт зазвичай визнають недійсним, а заявнику можуть видати тимчасову довідку. Поки новий документ виготовляється, особу можна підтвердити закордонним паспортом, водійським посвідченням чи цифровими документами в застосунку «Дія».
Поширені помилки, що призводять до відмови чи затримки
- Подання копій замість оригіналів свідоцтв про шлюб чи народження — працівник не може внести дані без оригіналу.
- Відсутність витягу з ЄРДР при викраденні на території України — заяву приймають, але процес зупиняється до отримання документа.
- Неправильна оплата збору без зазначення реквізитів або сплата не тієї суми — квитанцію повертають, і доводиться повторно оплачувати.
- Ігнорування терміну подання документів після зміни прізвища — паспорт стає недійсним, що ускладнює інші дії.
- Принесення іноземних документів без легалізації та перекладу — їх не приймають до оформлення належним чином.
Ці помилки найчастіше фіксують у підрозділах, де черга велика, і заявник не уточнив деталі заздалегідь. Краще перевірити актуальні реквізити оплати на сайті ДМС безпосередньо перед візитом.
Чек-лист самоперевірки перед візитом до ДМС чи ЦНАП
- Паспорт, що підлягає обміну (або заява про втрату/викрадення плюс витяг з ЄРДР, якщо потрібно).
- Квитанція про сплату адміністративного збору або документ про звільнення.
- РНОКПП або повідомлення про відмову (за наявності).
- Документи, що підтверджують причину заміни (свідоцтво про шлюб, рішення суду тощо), якщо вони є.
- Довідка про місце проживання (якщо хочете внести дані на чіп).
- Закордонний паспорт чи інші документи з фото — для підтвердження особи при втраті.
- Документи представника та підтвердження повноважень, якщо подаєте не особисто.
- Фото 10×15 см — лише для осіб, які не можуть самостійно пересуватися.
Після проходження списку варто ще раз перевірити, чи записані ви в електронну чергу і чи маєте контактний телефон підрозділу на випадок уточнень. Такий підхід скорочує час очікування на місці.
Відповіді на часті запитання про документи та процедуру
Чи потрібно міняти книжечку на ID-картку обов’язково? Ні, якщо документ у належному стані, дані актуальні і фото вклеєні вчасно. Обмін за бажанням можливий у будь-який час.
Чи можна подати документи не за місцем реєстрації? Так, звернення приймають за місцем фактичного перебування в будь-якому підрозділі ДМС, ЦНАП чи «Паспортному сервісі».
Що робити, якщо біометричний документ уже був? Багато підтверджувальних паперів не вимагають — система використовує попередні дані, і процедура спрощується.
Чи повертають старий паспорт на період виготовлення нового? Часто так, особливо при обміні ID-картки через закінчення строку. При втраті чи зміні даних документ зазвичай залишається в підрозділі.
Як довго діє ID-картка після 65 років? Безстроково. У графі «дійсний до» вказують дату через 50 років від видачі з урахуванням міжнародних стандартів.
Що робити, якщо особу не вдається встановити одразу
Коли наявних документів недостатньо для ідентифікації, підрозділ проводить процедуру встановлення особи. У такому випадку строк виготовлення паспорта продовжується до двох місяців. Заявник подає всі наявні папери з фото (закордонний паспорт, водійське посвідчення, свідоцтво про народження, військові документи тощо) і, за потреби, рішення суду про встановлення особи.
Якщо паспорт виданий підрозділом, який припинив роботу, також збирають максимум підтверджень. У складних ситуаціях, зокрема для осіб, які довго перебували за кордоном без консульського обліку, допомагає звернення через відокремлені підрозділи ДМС за межами України або одночасне оформлення внутрішнього і закордонного паспортів за порядком, затвердженим у 2025 році. Головне — не відкладати звернення: чим раніше зібрані документи, тим швидше система знаходить відповідність у реєстрах.
Точний перелік документів завжди уточнюють у конкретному підрозділі, оскільки практика може враховувати особливості регіону чи наявність даних у Єдиному державному демографічному реєстрі. Актуальні реквізити оплати та електронну чергу перевіряють на сайті Державної міграційної служби безпосередньо перед візитом.