Замена паспорта гражданина Украины в форме ID-карты или обмен книжки образца 1994 требует конкретного набора документов, который изменяется в зависимости от причины обращения. В большинстве случаев базовый пакет состоит из старого документа, подтверждения уплаты административного сбора и бумаг, фиксирующих обстоятельства замены, если они есть.
Процедура доступна в любом подразделении Государственной миграционной службы, ЦНАП или в центре «Паспортный сервис» независимо от места регистрации. Стоимость стандартного оформления в 2026 году составляет 618 грн. за 20 рабочих дней и 988 грн. за 7 рабочих дней, с учетом обновленной цены бланка.
Понимание точного перечня документов и различий между ситуациями позволяет избежать повторных визитов и ускорить получение нового документа, остающегося основным удостоверением личности в Украине.
Основания для замены: когда документ становится обязательным для обмена
Паспорт-книжечка образца 1994 года остается в силе, если он не поврежден, данные актуальны, а фотографии вклеены своевременно после достижения 25 и 45 лет. Законодательство не устанавливает конечную дату его действия, поэтому добровольный обмен на ID-карту возможен по желанию владельца в любой момент.
Обязательная замена наступает в нескольких определенных случаях. Среди них — потеря или похищение документа, значительное повреждение, исключающее идентификацию личности или считывание информации, а также изменение персональных данных: фамилии, имени, отчества или других сведений, внесенных в паспорт. Особняком стоит ситуация, когда владелец книжечки не вклеил новое фото в течение месяца после 25 или 45 лет — тогда документ подлежит обмену на ID-карту.
Для ID-карты дополнительным основанием является истечение срока действия. Карточка для лиц до 18 лет выдается на 4 года, от 18 до 65 лет – на 10 лет, а после 65 лет – бессрочно (в графе «действительный до» указывают дату через 50 лет от выдачи). Подать документы на обмен по истечении срока можно не раньше месяца до этой даты. Во время военного положения карты, срок которых истек после 24 февраля 2022 года, сохраняют силу на период действия режима плюс 30 дней после его отмены.
В нашей практике мы сталкивались со случаем, когда лицо с книжечкой обратилось после смены фамилии через брак и ожидало, что старый документ останется действительным до вклеивания фото. На самом деле, изменение данных требует немедленного обмена, иначе паспорт признается недействительным с даты подачи заявления на новый.
Базовый комплект бумаг и отличия для книжечки и ID-карты
Для большинства ситуаций обмена заявитель представляет паспорт, подлежащий обмену, и документ об уплате административного сбора или оригинал бумаги об освобождении от уплаты (оригинал возвращают, а копию удостоверяет работник). Документы, подтверждающие обстоятельства замены, нужны не всегда: их не требуют, когда причина — просто истечение срока действия или необходимость вклеить фото в книжечку при 25 или 45 годах без изменения данных.
На практике часто просят РНОКПП (идентификационный код) или сообщение об отказе от его принятия по религиозным убеждениям — при наличии. Сведения о месте жительства вносят на чип по желанию из справки из органа регистрации. Заявление-анкету формирует работник подразделения или администратор ЦНАП при приеме; заявитель только подписывает его после проверки данных.
Различие между книжечкой и ID-картой проявляется в деталях. Данные из книжечки, включая штамп о регистрации, переносят на новую карточку. Если книга выдана подразделением, которое прекратило деятельность, подают все имеющиеся документы с фото, удостоверяющих личность. Для ID-карты, срок которой истек, старый документ часто оставляют заявителю на период изготовления нового.
| Причина замены | Основные документы | Дополнительные бумаги |
|---|---|---|
| Истечение срока или добровольный обмен | Старый паспорт + квитанция о сборе | РНОКПП (при наличии), справка о месте жительства |
| Смена фамилии или других данных | Старый паспорт + квитанция + свидетельство о браке/разводе или решении суда | РНОКПП, перевод иностранных документов |
| Повреждение | Поврежденный паспорт + квитанция | Документы для подтверждения личности при необходимости |
Данные таблицы основываются на Порядке, утвержденном постановлением Кабинета Министров Украины от 25 марта 2015 г. № 302, и разъяснениях Государственной миграционной службы.
Пакет при потере или похищении: заявление, ЕРДР и дополнительные подтверждения
Когда паспорт потерян или похищен, вместо старого документа подают заявление установленного МВД образца о потере или похищении (для книги образца 1994 года) или заявление в произвольной форме. Заявление заполняется непосредственно в подразделе. Если похищение произошло на территории Украины, добавляют выписку из Единого реестра досудебных расследований. Для похищения за границей требуется документ компетентных органов государства пребывания с нотариально заверенным переводом на украинский.
В пакет входят также квитанция об уплате сбора, РНОКПП при наличии, справка о местожительстве и документы о семейном положении, если они есть. Загранпаспорт (даже просроченный) помогает подтвердить личность. Если раньше уже оформляли биометрический документ, многие бумаги могут не понадобиться – система использует имеющиеся данные.
Лица, которые не могут самостоятельно передвигаться из-за длительного расстройства здоровья или находящихся в местах лишения свободы или на стационарном лечении в закрытых заведениях, подают фотографию 10×15 см для сканирования изображения лица. Представитель в таких случаях предоставляет документ, удостоверяющий его личность, и бумагу о полномочиях.
По моему опыту использования этой процедуры в течение месяца в разных подразделениях, чаще всего задержка возникает именно из-за отсутствия выписки из ЕРДР или неправильно оформленного заявления. Лучше уточнить форму заявления на месте, чем приносить готовую из дома.
Смена имени, брак и особые категории: ВПЛ, бездомные, представители
Смена фамилии после брака или развода требует оригинала свидетельства о браке, расторжении брака или решения суда об изменении имени. Эти документы подтверждают обстоятельства обмена. Если свидетельство выдано иностранным государством, его легализуют и подают с нотариальным переводом на украинский, если иное не предусмотрено международными договорами.
Внутри перемещенные лица и бездомные добавляют соответственно справку о взятии на учет ВПЛ или свидетельство о взятии на учет бездомных. Бездомные обращаются по месту расположения центров учета или заведений социальной защиты, где им оказывают услуги. Лица, постоянно проживавшие за границей и вернувшиеся, подают загранпаспорт (даже просроченный) и заявление о снятии с консульского учета.
Законный представитель или уполномоченное лицо предоставляет документ, удостоверяющий его личность, и документ, подтверждающий полномочия. Для несовершеннолетних присутствие ребенка обычно обязательно, а базовые данные подтверждают свидетельством о рождении и паспортами родителей. Дополнительные данные на чип (группа крови, резус-фактор и т.п.) вносят из соответствующих медицинских или других документов по желанию заявителя.
Когда следует обратиться к специалисту, а когда можно справиться самому: стандартный обмен по истечении срока или смену фамилии большинство людей оформляет самостоятельно после записи в электронную очередь. Помощь юриста или адвоката становится уместной, если лицо не установлено, есть противоречия в данных, документ похищен за границей без подтверждения или речь идет об одновременном оформлении внутреннего и загранпаспорта по новому порядку.
Стоимость оформления, сроки изготовления и способ подачи документов
С 1 января 2026 административный сбор за обмен или оформление вместо утраченного составляет 618 грн за стандартный срок до 20 рабочих дней (126 грн - административная услуга и 492 грн - бланк) и 988 грн за срочное оформление до 7 рабочих дней (496 грн - услуга и 492 грн - бланк). Для первого получения паспорта в 14 лет услуга безвозмездна. За потерю книжечки иногда дополнительно взимают государственную пошлину 34 грн., если нет льгот.
Документы представляют по месту обращения лица — в любое территориальное подразделение ДМС, ЦНАП с технической возможностью оформления биометрических документов или центр «Паспортный сервис». Записаться можно через электронную очередь на сайте ДМС или через терминалы на месте. Оплату производят онлайн или в банке; реквизиты публикуют на сайте службы. Готовность документа проверяют через онлайн-сервис "Проверка состояния оформления документов".
Срок может продлиться до двух месяцев, если производится процедура установления личности. После подачи заявления старый паспорт признают недействительным, а заявителю могут выдать временную справку. Пока новый документ производится, лицо можно подтвердить загранпаспортом, водительским удостоверением или цифровыми документами в приложении «Действие».
Распространенные ошибки, приводящие к отказу или задержке
- Представление копий вместо оригиналов свидетельств о браке или рождении — работник не может внести данные без оригинала.
- Отсутствие выписки из ЕРДР при похищении на территории Украины заявление принимают, но процесс останавливается до получения документа.
- Неправильная оплата сбора без указания реквизитов или уплата не той суммы — квитанцию возвращают и приходится повторно оплачивать.
- Игнорирование срока подачи документов после смены фамилии — паспорт становится недействительным, что усложняет другие действия.
- Принесение иностранных документов без легализации и перевода – их не принимают к оформлению должным образом.
Эти ошибки чаще всего фиксируют в подразделениях, где очередь большая, и заявитель не уточнил детали заранее. Лучше проверить актуальные реквизиты оплаты на сайте ДМС прямо перед визитом.
Чек-лист самопроверки перед визитом в ДМС или ЦНАП
- Паспорт, подлежащий обмену (или заявление о потере/угоне плюс извлечение из ЕРДР, если нужно).
- Квитанция об уплате административного сбора или документ об увольнении.
- РНОКПП или сообщение об отказе (при наличии).
- Документы, подтверждающие причину замены (свидетельство о браке, решении суда и т.п.), если они есть.
- Справка о месте жительства (если хотите внести данные в чип).
- Загранпаспорт или другие документы с фото – для подтверждения личности при потере.
- Документы представителя и подтверждение полномочий, если вы подаете не лично.
- Фото 10×15 см – только для лиц, которые не могут самостоятельно передвигаться.
После прохождения списка следует еще раз проверить, записаны ли вы в электронную очередь и имеете ли контактный телефон подразделения на случай уточнений. Такой подход сокращает время ожидания на месте.
Ответы на частые вопросы о документах и процедурах
Нужно ли менять книжечку на ID-карту обязательно? Нет, если документ в надлежащем состоянии, данные актуальны и фото вклеены вовремя. Обмен по желанию возможен в любое время.
Можно ли подать документы не по месту регистрации? Так, обращение принимается по месту фактического пребывания в любом подразделении ГТС, ЦНАП или «Паспортном сервисе».
Что делать, если биометрический документ уже был? Многие подтверждающие бумаги не требуют — система использует предварительные данные и процедура упрощается.
Возвращают ли старый паспорт на период изготовления нового? Часто да, особенно при обмене ID-карты по истечении срока. При потере или изменении данных документ обычно остается в подразделе.
Как долго действует ID-карта после 65 лет? Бессрочно. В графе «действительный в РФ» указывают дату через 50 лет от выдачи с учетом международных стандартов.
Что делать, если человек не удается установить сразу
Когда документов недостаточно для идентификации, подразделение проводит процедуру установления личности. В таком случае срок изготовления паспорта продлевается до двух месяцев. Заявитель представляет все имеющиеся бумаги с фото (загранпаспорт, водительское удостоверение, свидетельство о рождении, военные документы и т.п.) и, при необходимости, решение суда об установлении личности.
Если паспорт выдан подразделением, которое прекратило работу, также собирают максимум подтверждений. В сложных ситуациях, в частности для лиц, долго находившихся за границей без консульского учета, помогает обращение через обособленные подразделения ГТС за пределами Украины или одновременное оформление внутреннего и загранпаспорта по порядку, утвержденному в 2025 году. Главное – не откладывать обращение: чем раньше собраны документы, тем быстрее система находит соответствие в реестрах.
Точный перечень документов всегда уточняется в конкретном подразделении, поскольку практика может учитывать особенности региона или наличие данных в Едином государственном демографическом реестре. Актуальные реквизиты оплаты и электронную очередь проверяют на сайте Государственной миграционной службы прямо перед визитом.