Правильне оформлення документів із написом «пронумеровано та прошнуровано» — це не бюрократична формальність, а надійний захист від підробок, втрати сторінок і претензій під час перевірок чи передачі в архів. Ключове питання, яке виникає майже в кожного діловода, кадровика чи бухгалтера: рахувати аркуші чи сторінки? Від відповіді залежить, чи приймуть справу в архіві, чи доведеться все переробляти.
У цій статті зібрано актуальні вимоги Правил організації діловодства та архівного зберігання документів (наказ Мін’юсту № 1000/5 зі змінами станом на 2026 рік), практичні інструкції з нумерації та прошнуровування, зразки написів, типові помилки та способи їх виправлення. Матеріал підійде і тим, хто вперше стикається з прошивкою журналів, і досвідченим спеціалістам, які хочуть уникнути зауважень архівістів.
Чому саме аркуші, а не сторінки: логіка архівних правил
Аркуш — це фізичний носій, одна сторона якого може містити текст, а інша — бути чистою або теж заповненою. Сторінка — лише одна сторона аркуша. Коли справа потрапляє до архіву, обліковують саме аркуші, бо саме їх кількість фіксують в описі справ і в засвідчувальному написі.
Якщо пронумерувати сторінки, під час підготовки до архівного зберігання доведеться закреслювати старі номери й ставити нові — по аркушах. Це додаткова робота і ризик плутанини. Саме тому Правила чітко вимагають валової нумерації аркушів арабськими цифрами в правому верхньому куті.
У нашій практиці ми стикалися з випадком, коли бухгалтерія підприємства пронумерувала касову книгу сторінками, а під час передачі в архів довелося повністю перенумеровувати майже 200 аркушів. Час і нерви витрачені даремно.
Для справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання нумерація аркушів обов’язкова. Для документів тимчасового зберігання (до 10 років) її зазвичай не вимагають, за винятком окремих журналів і первинної бухгалтерської документації.
Коли прошивати і нумерувати обов’язково
Повне оформлення справи (систематизація, нумерація, внутрішній опис за потреби, засвідчувальний напис, підшивання) потрібне для:
- справ постійного зберігання;
- справ тривалого зберігання (понад 10 років), зокрема кадрових;
- журналів реєстрації наказів з основної діяльності та з кадрових питань;
- окремих облікових книг (касова книга, журнали інструктажів з охорони праці тощо), де цього вимагають галузеві нормативні акти.
У поточному діловодстві прошнуровувати журнали не обов’язково, якщо немає спеціальних вимог. Проте розумніше відразу нумерувати аркуші — це заощадить час пізніше.
Для копій документів, які подають до органів влади, податкової чи суду, часто вимагають напис «Пронумеровано та прошнуровано» з точною кількістю аркушів, підписом і печаткою.
Як правильно нумерувати аркуші: покрокова техніка
Нумерація — перший і найвідповідальніший етап. Помилки тут виправляти найскладніше.
Основні правила:
- використовуйте лише простий м’який олівець або механічний нумератор;
- чорнило, паста, кольорові олівці — заборонені;
- номер ставлять у правому верхньому куті аркуша так, щоб не перекривати текст;
- чисті (незаповнені) аркуші не нумерують;
- аркуші внутрішнього опису та засвідчувального напису нумерують окремо.
Особливі випадки:
- фотографії, креслення, діаграми — номер на зворотному боці в лівому верхньому куті;
- аркуш більшого формату, ніж А4, підшивають з одного боку, нумерують як один аркуш, потім складають;
- конверт з вкладеннями — спочатку нумерують конверт, потім кожне вкладення;
- документи з власною нумерацією зберігають її, якщо вона збігається з послідовністю в справі;
- аркуш з наглухо наклеєними фотографіями чи вирізками рахують як один.
Якщо в нумерації багато помилок — проводять повну перенумерацію: старі номери закреслюють однією скісною рискою і ставлять нові. Окремі помилки виправляють літерними номерами (15-а, 15-б).
Техніка прошнуровування: від трьох отворів до класичних чотирьох
Підшивання (прошнуровування) документів для архіву виконують спеціальними суровими нитками або дратвою на чотири проколи. Для копій і поточних комплектів часто використовують три отвори.
Класичний спосіб на чотири проколи:
- Вирівняйте аркуші, перевірте правильність нумерації.
- Пробийте отвори на відстані приблизно 1,5–2 см від лівого краю.
- Протягніть нитку так, щоб кінці вийшли на зворотний бік останнього аркуша.
- Зав’яжіть вузол, кінці залиште завдовжки 5–7 см.
- Наклейте паперову наклейку (або зробіть напис безпосередньо на аркуші), яка закриває вузол.
Для товстих томів використовують спеціальний шило або дірокол для архівних справ. Нитки мають бути міцними й світлими, щоб не фарбували папір.
За моїм досвідом використання цього протягом місяця на великих кадрових справах найзручнішим виявився спосіб із чотирма проколами та суровою ниткою — вузол тримається надійно, а наклейка не відклеюється навіть через роки.
Засвідчувальний напис: точні формулювання та зразки
Після прошнуровування на зворотному боці останнього аркуша або на спеціальній наклейці роблять напис.
Найпоширеніші варіанти:
- «Прошнуровано, пронумеровано та скріплено печаткою 48 (сорок вісім) аркушів»;
- «У цьому журналі пронумеровано та прошнуровано 120 (сто двадцять) аркушів»;
- «Пронумеровано та прошнуровано: 25 (двадцять п’ять) аркушів».
Далі вказують посаду, власне ім’я, прізвище особи, яка засвідчує, підпис і дату. За наявності — відбиток печатки, який має частково перекривати наклейку і текст напису.
Кількість аркушів пишуть цифрами і словами. Це критично важливо: саме цю цифру перевіряють архівісти та контролюючі органи.
| Тип документа | Що рахують | Типовий напис |
|---|---|---|
| Архівна справа | Аркуші | Прошнуровано, пронумеровано та скріплено печаткою … аркушів |
| Журнал реєстрації | Аркуші (рекомендовано) | У цьому журналі пронумеровано та прошнуровано … аркушів |
| Касова книга (форма КО-4) | Сторінки (за формою) | У цій книзі пронумеровано та прошнуровано … сторінок |
| Копія для подання | Аркуші | Пронумеровано та прошнуровано … аркушів |
Дані таблиці базуються на Правилах організації діловодства (наказ Мін’юсту № 1000/5) та практиці застосування типових форм.
Поширені помилки, яких варто уникати
- Нумерація сторінок замість аркушів. Призводить до подвійної роботи під час архівування.
- Використання ручки або фломастера. Чорнило заборонене — номери можуть стати нечитабельними або їх визнають недійсними.
- Неправильна кількість у написі. Якщо написали «50 аркушів», а фактично 48 — справу повернуть.
- Відсутність печатки на місці з’єднання ниток. Печатка має частково заходити на наклейку і нитки.
- Нумерація чистих аркушів. Їх не рахують і не нумерують.
- Прошивка без попередньої перевірки послідовності документів. Після прошнуровування виправити порядок майже неможливо без розтину.
Якщо помилку вже допущено, для окремих аркушів застосовують літерні номери. При масових помилках — повна перенумерація з закресленням старих номерів.
Чек-лист самоперевірки перед передачею справи
- Усі аркуші пронумеровані арабськими цифрами в правому верхньому куті олівцем або нумератором.
- Чисті аркуші не пронумеровані.
- Внутрішній опис (якщо потрібен) і засвідчувальний напис мають окрему нумерацію.
- Документи розташовані в хронологічному порядку (або алфавітному, якщо це передбачено).
- Прошивка виконана на чотири проколи суровими нитками, вузол закритий наклейкою.
- У написі кількість аркушів вказана цифрами і словами, є підпис, посада, дата і печатка.
- На обкладинці справи правильно оформлені реквізити (індекс, заголовок, дати, кількість аркушів).
Пройдіть цей список перед тим, як здавати справу — це економить години на виправленнях.
Особливі випадки: журнали, касова книга, копії
Для журналів реєстрації наказів у поточному діловодстві краще відразу нумерувати аркуші. Це дозволяє уникнути закреслень під час архівування. Незаповнені аркуші в кінці журналу не враховують у кількості.
Касова книга — виняток. Типова форма № КО-4 передбачає зазначення кількості сторінок. Тут слід дотримуватися саме форми, навіть якщо загальне правило говорить про аркуші.
Копії документів для податкової, суду чи реєстраційних органів майже завжди вимагають напису з кількістю аркушів, підписом і печаткою. Місце з’єднання ниток обов’язково скріплюють печаткою.
Коли можна впоратися самому, а коли краще звернутися до фахівця
Самостійно легко оформити невеликі комплекти копій (до 50–70 аркушів), журнали поточного діловодства та справи тимчасового зберігання. Достатньо дірокола, сурових ниток, олівця і наклейки.
До фахівця з архівної справи або досвідченого діловода варто звернутися, якщо:
- формуєте справи постійного зберігання великого обсягу;
- є документи нестандартного формату, фотографії, креслення;
- потрібно скласти внутрішній опис і правильно оформити обкладинку;
- раніше допущено багато помилок у нумерації;
- справа готується до передачі в державний архів і ви не впевнені в деталях.
Помилка в оформленні справи постійного зберігання може коштувати відмови в прийманні архіву і необхідності переоформлювати весь том.
Питання, які найчастіше ставлять на практиці
Чи можна нумерувати аркуші ручкою, якщо олівця немає?
Ні. Правила прямо забороняють чорнило, пасту та кольорові олівці. Використовуйте тільки простий м’який олівець або нумератор.
Що робити, якщо в середині справи виявили пропущений аркуш?
Якщо помилка поодинока — можна застосувати літерний номер (наприклад, 24-а). При багатьох пропусків — перенумерувати всю справу.
Чи потрібно прошнуровувати журнали в поточному діловодстві?
Загальні Правила цього не вимагають. Проте окремі нормативні акти (наприклад, з охорони праці) можуть встановлювати таку вимогу. Краще перевірити галузеві інструкції.
Як правильно написати кількість, якщо аркушів 101?
«101 (сто один) аркуш» або «101 (сто одна) аркуша» — залежно від роду. Головне — цифри і слова мають збігатися.
Чи можна використовувати степлер замість ниток?
Для архівних справ — категорично ні. Степлер не забезпечує довговічності і не дозволяє поставити печатку на місце з’єднання.
Правильне оформлення «пронумеровано та прошнуровано аркушів» — це інвестиція в спокій під час перевірок і впорядкованість архіву. Дотримуючись описаних правил, ви уникнете більшості типових проблем і збережете час і репутацію.