Правильное оформление документов с надписью «пронумеровано и прошнуровано» — это не бюрократическая формальность, а надежная защита от подделок, потери страниц и претензий при проверке или передаче в архив. Ключевой вопрос, возникающий почти у каждого делопроизводителя, кадровика или бухгалтера: считать листы или страницы? От ответа зависит, примут ли дело в архиве, придется ли все перерабатывать.
В этой статье собраны актуальные требования Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов (приказ Минюста № 1000/5 с изменениями на 2026 год), практические инструкции по нумерации и прошнуровке, образцы надписей, типовые ошибки и способы их исправления. Материал подойдет и тем, кто впервые сталкивается с прошивкой журналов, и опытным специалистам, желающим избежать замечаний архивистов.
Почему листы, а не страницы: логика архивных правил
Лист – это физический носитель, одна сторона которого может содержать текст, а другая – быть чистой или тоже заполненной. Страница – только одна сторона листа. Когда дело попадает в архив, учитывают именно листы, потому что именно их количество фиксируют в описании дел и в заверительной надписи.
Если пронумеровать страницы, при подготовке к архивному хранению придется зачеркивать старые номера и ставить новые — по листам. Это дополнительная работа и риск путаницы. Именно поэтому правила четко требуют валовой нумерации листов арабскими цифрами в правом верхнем углу.
В нашей практике мы сталкивались со случаем, когда бухгалтерия предприятия пронумеровала кассовую книгу страницами, а при передаче в архив пришлось полностью перенумеровать почти 200 листов. Время и нервы потрачены впустую.
Для дел постоянного и длительного (более 10 лет) хранения нумерация листов обязательна. Для документов временного хранения (до 10 лет) она обычно не требуется, за исключением отдельных журналов и первичной бухгалтерской документации.
Когда прошивать и нумеровать обязательно
Полное оформление дела (систематизация, нумерация, внутреннее описание при необходимости, удостоверительная надпись, подшивка) требуется для:
- дел постоянного хранения;
- дел длительного хранения (более 10 лет), в том числе кадровых;
- журналов регистрации приказов по основной деятельности и по кадровым вопросам;
- отдельных учетных книг (кассовая книга, журналы инструктажей по охране труда и т.п.), где этого требуют отраслевые нормативные акты.
В текущем делопроизводстве прошнуровывать журналы не обязательно, если нет специальных требований. Однако разумнее сразу нумеровать листы – это сэкономит время позже.
Для копий документов, подаваемых в органы власти, налоговой или суд, часто требуют надпись «Пронумеровано и прошнуровано» с точным количеством листов, подписью и печатью.
Как правильно нумеровать листы: пошаговая техника
Нумерация – первый и самый ответственный этап. Ошибки здесь исправлять сложнее всего.
Основные правила:
- используйте простой мягкий карандаш или механический нумератор;
- чернила, паста, цветные карандаши – запрещены;
- номер ставят в правом верхнем углу листа так, чтобы не перекрывать текст;
- чистые (незаполненные) листы не нумеруют;
- листы внутреннего описания и удостоверительной надписи нумеруют отдельно.
Особые случаи:
- фотографии, чертежи, диаграммы – номер на обратной стороне в левом верхнем углу;
- лист большего формата, чем А4, подшивают с одной стороны, нумеруют как один лист, затем складывают;
- конверт с вложениями – сначала нумеруют конверт, затем каждое вложение;
- документы с собственной нумерацией хранят ее, если она совпадает с последовательностью по делу;
- лист с наглухо наклеенными фотографиями или вырезками считаются как один.
Если в нумерации много ошибок – проводят полную перенумерацию: старые номера зачеркивают одной косой чертой и ставят новые. Отдельные ошибки исправляются буквенными номерами (15-я, 15-б).
Техника прошнуровки: от трех отверстий до классических четырех
Подшивку (прошнуровку) документов для архива выполняют специальными суровыми нитями или дратвой на четыре прокола. Для копий и текущих комплектов часто используются три отверстия.
Классический способ на четыре прокола:
- Выровняйте листы, проверьте правильность нумерации.
- Пробейте отверстия примерно на 1,5–2 см от левого края.
- Проденьте нить так, чтобы концы вышли на обратную сторону последнего листа.
- Завяжите узел, концы оставьте длиной 5-7 см.
- Наклейте бумажную наклейку (или сделайте надпись непосредственно на листе), которая закрывает узел.
Для толстых томов используют специальный шило или дырокол для архивных дел. Нити должны быть крепкими и светлыми, чтобы не окрашивали бумагу.
По моему опыту использования этого в течение месяца по большим кадровым делам самым удобным оказался способ с четырьмя проколами и суровой нитью — узел держится надежно, а наклейка не отклеивается даже спустя годы.
Удостоверительная надпись: точные формулировки и образцы
После прошнуровки на оборотной стороне последнего листа или на специальной наклейке делают надпись.
Самые распространенные варианты:
- «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью 48 (сорок восемь) листов»;
- «В этом журнале пронумеровано и прошнуровано 120 (сто двадцать) листов»;
- «Пронумеровано и прошнуровано: 25 (двадцать пять) листов».
Далее указывают должность, собственное имя, фамилию удостоверяющего лица, подпись и дату. При наличии отпечаток печати, который должен частично перекрывать наклейку и текст надписи.
Число листов пишут цифрами и словами. Это критически важно: именно эту цифру проверяют архивисты и контролирующие органы.
| Тип документа | Что считают | Типовая надпись |
|---|---|---|
| Архивное дело | Листы | Прошнурованы, пронумерованы и скреплены печатью … листов |
| Журнал регистрации | Листы (рекомендовано) | В этом журнале пронумеровано и прошнуровано… листов |
| Кассовая книга (форма КО-4) | Страницы (по форме) | В этой книге пронумеровано и прошнуровано … страниц |
| Копия для представления | Листы | Пронумеровано и прошнуровано … листов |
Данные таблицы базируются на Правилах организации делопроизводства (приказ Минюста № 1000/5) и практике применения типовых форм.
Распространенные ошибки, которых следует избегать
- Нумерация страниц вместо листов. Приводит к двойной работе при архивировании.
- Использование ручки или фломастера. Чернила запрещена — номера могут стать нечитаемыми или их признают недействительными.
- Неправильное количество надписи. Если написали «50 листов», а фактически 48 — дело будет возвращено.
- Отсутствие печати на месте соединения нитей. Печать должна частично заходить на наклейку и нити.
- Нумерация чистых листов. Их не считают и не нумеруют.
- Прошивка без предварительной проверки последовательности документов. После прошнуровки исправить порядок почти невозможно без вскрытия.
Если ошибка уже допущена, для отдельных листов используются буквенные номера. При массовых ошибках – полная перенумерация с зачеркиванием старых номеров.
Чек-лист самопроверки перед передачей дела
- Все листы пронумерованы арабскими цифрами в правом верхнем углу карандашом или нумератором.
- Чистые листы не пронумерованы.
- Внутреннее описание (если нужно) и удостоверительная надпись имеют отдельную нумерацию.
- Документы расположены в хронологическом порядке (или алфавитном, если это предусмотрено).
- Прошивка выполнена на четыре прокола суровыми нитями, узел закрыт наклейкой.
- В надписи количество листов указано цифрами и словами, есть подпись, должность, дата и печать.
- На обложке дела правильно оформлены реквизиты (индекс, название, даты, количество листов).
Пройдите этот список перед тем, как сдавать дело – это экономит часы на исправлениях.
Особые случаи: журналы, кассовая книга, копии
Для журналов регистрации приказов в текущем делопроизводстве лучше сразу нумеровать листы. Это позволяет избежать зачеркиваний при архивировании. Незаполненные листы в конце журнала не учитываются в количестве.
Кассовая книга – исключение. Типовая форма № КО-4 предполагает указание количества страниц. Здесь следует придерживаться именно формы, даже если общее правило говорит об листах.
Копии документов для налоговой, суда или регистрационных органов почти всегда требуют надписи с количеством листов, подписью и печатью. Место соединения нитей обязательно скрепляют печатью.
Когда можно справиться самому, а когда лучше обратиться к специалисту
Самостоятельно легко оформить небольшие комплекты копий (до 50–70 листов), журналы текущего делопроизводства и временного хранения. Достаточно дырокола, суровых нитей, карандаша и наклейки.
К специалисту по архивному делу или опытному делопроизводителю следует обратиться, если:
- формируете дела постоянного хранения большого объема;
- есть документы нестандартного формата, фотографии, чертежи;
- нужно составить внутреннее описание и правильно оформить обложку;
- ранее допущено много ошибок в нумерации;
- дело готовится к передаче в государственный архив и вы не уверены в деталях.
Ошибка в оформлении дела постоянного хранения может стоить отказа в приемке архива и необходимости переоформлять весь том.
Часто задаваемые вопросы на практике
Можно ли нумеровать листы ручкой, если нет карандаша?
Нет. Правила прямо запрещают чернила, пасту и цветные карандаши. Используйте простой мягкий карандаш или нумератор.
Что делать, если внутри дела обнаружили пропущенный лист?
Если ошибка единичная, можно применить буквенный номер (например, 24-я). При многих пропусках – перенумеровать все дело.
Нужно ли прошнуровывать журналы в текущем делопроизводстве?
Общие правила этого не требуют. Однако отдельные нормативные акты (например, по охране труда) могут устанавливать следующее требование. Лучше проверить отраслевые инструкции.
Как правильно написать количество, если листов 101?
"101 (сто один) лист" или "101 (сто один) лист" - в зависимости от рода. Главное — цифры и слова должны совпадать.
Можно ли использовать степлер вместо нитей?
Для архивных дел – категорически нет. Степлер не обеспечивает долговечности и не разрешает поставить печать на место соединения.
Правильное оформление «пронумерованных и прошнурованных листов» — это инвестиция в покой во время проверок и упорядоченность архива. Следуя описанным правилам, вы избежите большинства типичных проблем и сохраните время и репутацию.